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Note informative e tecniche:

COS'E' LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. La PEC può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con un certificato digitale.

La normativa sulla posta elettronica certificata attribuisce al CNIPA - Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione - differenti compiti. In particolare indica tale soggetto come custode e gestore delle regole tecniche. E' inoltre compito del CNIPA provvedere alla pubblicazione di aggiornamenti, in coerenza con gli standard specificati nella normativa di riferimento.

Il CNIPA, all'interno del proprio sito istituzionale, rende disponibile una apposita sezione riguardante la posta elettronica certificata, contenente una versione scaricabile di tutta la documentazione valida ai fini di legge e riguardante la PEC.

IL FUNZIONAMENTO
Al momento dell'invio di una mail PEC il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata. In egual modo il gestore del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative sotto citate. Dal punto di vista dell'utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia da una casella di posta normale; cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC mittente e destinatario.

La posta elettronica certificata, infatti, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR 68/2005 e dalle successive regole da esso previste. Queste norme, insieme ad altre (in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale), ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo. In particolare:

Il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA che è l’organo pubblico preposto al controllo della posta elettronica certificata.
Per la PEC devono essere usati domini dedicati (un dominio di PEC non contiene caselle email non-PEC).
Ogni gestore PEC nel rispetto della norma deve sottoporsi ad una serie di test d'interoperabilità, espressamente individuati e disponibili sul sito ufficiale del CNIPA. I test d'interoperabilità vengono eseguiti per valutare la correttezza tecnico/funzionale del servizio di PEC erogato dal gestore. Come indicato nella documentazione ufficiale sono presenti espliciti test per verificare l'invio e la ricezione con caselle di posta elettronica tradizionale. Si ricorda che le regole tecniche PEC, allegate al Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, prevedono la gestione di messaggi di posta elettronica tradizionale, tanto che viene definita una apposita busta di trasporto atta a contenere e-mail provenienti da indirizzi di posta non PEC. Inoltre la ricevuta di accettazione, emanata all'atto dell'invio, evidenzia la tipologia di indirizzi di posta con apposite diciture (es. Posta Certificata - Posta non Certificata). Chiaramente, l'eventuale destinatario non PEC, pur ricevendo correttamente il messaggio, non sarà in grado di generare gli avvisi di avvenuta/mancata consegna.

I VANTAGGI
DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. I principali sono:

Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata;
I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet;
Certificazione degli allegati al messaggio;
L'avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato;
I messaggi hanno validità legale;
Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare;
Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;
L'invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate. Per una giusta valutazione deve essere preso in considerazione il costo di invio una raccomandata cartacea tradizionale, che cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico, e il numero di comunicazioni inviate annualmente. Queste informazioni devono poi essere comparate con le tariffe del gestore PEC, che solitamente rende disponibile una casella PEC con un costo calcolato su base annuale. Solitamente una volta pagato il canone annuale l'utente può inviare un numero illimitato di messaggi PEC;
Elevati requisiti di qualità e continuità del servizio. Gli SLA di legge prevedono una disponibilità del servizio del 99.8% su base quadrimestrale;
Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC, per un periodo di trenta mesi;
Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.
In seguito alle verifiche effettuate in virtù della Circolare 7 dicembre 2006, n. 51, illustrate nel paragrafo "Il quadro normativo di riferimento", i servizi di posta elettronica certificata resi disponibili dai gestori iscritti nell'elenco pubblico risultano interoperabili. Questo significa, ed è un presupposto della PEC, che due utenti appartenenti a differenti gestori possono scambiare e-mail certificate con le stesse garanzie di due utenti appartenenti allo stesso gestore.
E' evidente che i primi due vantaggi sono comuni con quelli di un tradizionale messaggio di posta elettronica.

GLI SVANTAGGI
DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Attualmente la PEC non è uno standard internazionale, rappresentando quindi un insieme di regole e norme italiane. Inoltre, altre tecniche di firma digitale e di tracciamento della consegna analoghi, come RFC 3798, sono già disponibili per le email tradizionali da diversi anni.
Il caos delle leggi italiane, che prima parlano di obbligatorietà per tutti, poi fanno marcia indietro, poi dicono nuovamente che è obbligatoria ed infine - dando ragione in sintesi a chi in nome della giusta neutralità tecnologica e del libero mercato, da tempo sostiene che la normativa che vuole imporre il sistema di posta elettronica certificata viola la legislazione comunitaria - hanno reso non obbligatoria l'adozione della PEC, ha comportato una battuta d'arresto nell'adozione del sistema. Il 19 gennaio 2009, infatti, l'articolo 16 del Decreto Legge 185/2008 ha subito, in fase di conversione in legge, modifiche rilevanti che rendono non più obbligatoria la PEC per cittadini, liberi professionisti e aziende, qualora essi abbiano a disposizione un analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.Vi è da notare che per la prima volta si parla di contenuti e della loro integrità, difatti uno dei grossi difetti della PEC è quello di essere il "surrogato" elettronico della raccomandata con alcune prerogative peggiorative della stessa, come nella raccomandata con avviso di ricevimento si può mettere in quella che viene identificata nella normativa PEC come "busta di trasporto" qualsiasi cosa non esistendo alcuna conrelazione tra "busta di trasporto" e contenuti della stessa, il sistema è più interessato a "firmare digitalmente" la busta come il vecchio sigillo di ceralacca che stabilire un'esatta conrelazione tra busta e contenuto, fatto questo non banale, conseguentemente nella busta firmata digitalmente ci può essere qualsiasi cosa.

PRIVACY E SICUREZZA
La conservazione per 30 mesi delle ricevute includono anche l'intero messaggio e suoi eventuali allegati che sono in chiaro cioè ne più e ne meno come quelli della normale raccomandata inseriti nella "busta di trasporto" "firmata digitalmente" almeno per tutto il periodo previsto, contrariamente alla raccomandata che viene trattenuta dall'ufficio postale il tempo stabilito dal regolamento postale e poi restituita integra al mittente a compiuta giacenza. Non è stabilito dalla normativa che fine faccia tutta la corrispondenza PEC dopo i trenta mesi. Il gestore PEC è l'unico ad avere le credenziali per aprire "la busta di trasporto" con tutto il suo contenuto. La capienza contratualizzata delle caselle di posta impongono severi limiti alla libera circolazione della corrispondenza, nella normativa non esiste cenno a cosa accada se la serie di messaggi PEC superano la capienza della casella acquistata sia quella del mittente che quella del ricevente.

La normativa italiana richiede che una azienda, per diventare gestore del servizio PEC, debba superare una apposita procedura di accreditamento. Il servizio può infatti essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA, che è l’organo pubblico preposto al controllo della posta elettronica certificata. Un soggetto per diventare gestore PEC deve presentare domanda al CNIPA e rispettare precisi vincoli tecnici e organizzativi. Tra i più stringenti in termini economici è l'articolo 14 del Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n.68, che riporta al punto 3: «I richiedenti l'iscrizione nell'elenco dei gestori di PEC diversi dalle pubbliche amministrazioni devono avere natura giuridica di società di capitali e capitale sociale interamente versato non inferiore a un milione di euro». Questo rende tale ruolo solo alla portata di poche imprese di grosse dimensioni e grossi fatturati, escludendo di fatto dal mercato le piccole imprese di hosting, inducendo potenzialmente una devianza del libero mercato a favore di grosse imprese che in mancanza di concorrenza (né italiana né ovviamente straniera, visto che la PEC non esiste fuori dall'Italia) potrebbero vendere il servizio PEC facendo in futuro una politica dei prezzi da regime di quasi monopolio. È comunque prevista, come specifica il punto 3.1 della circolare CNIPA/CR/51, la modalità di vendita dei servizi di PEC attraverso canali commerciali, anche avvalendosi del supporto di terzi. In questo caso è necessario che le modalità di vendita siano conformi alle prescrizioni di legge e che il rapporto contrattuale sia sempre posto in essere tra il titolare della casella PEC ed un gestore.

LE REGOLE TECNICHE
Una descrizione più tecnica e approfondita delle operazioni che vengono svolte all’interno della posta elettronica certificata e finalizzate ad aumentarne la tracciabilità, l’affidabilità e la sicurezza del sistema, è contenuta nella normativa tecnica di riferimento (Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” e allegato). In modo sommario è comunque possibile individuare alcuni comportamenti specifici della PEC, indicati di seguito. Alla trasmissione di un messaggio PEC partecipano diverse entità:

Il mittente, che vuole inviare un messaggio PEC
Il destinatario, al quale il mittente vuole recapitare il messaggio PEC
Il gestore del mittente, che mantiene un rapporto contrattuale con il mittente per quanto riguarda i servizi PEC
Il gestore del destinatario, che mantiene un rapporto contrattuale con il destinatario per quanto riguarda i servizi PEC
La rete internet (più in generale la rete di comunicazione)
Il messaggio PEC
Si ponga quindi il caso di un invio di messaggio PEC corretto da parte del mittente, il corretto funzionamento dei gestori mittente e destinatario e la corretta consegna del messaggio PEC nella casella del destinatario. In questo caso il processo che guida la trasmissione di un messaggio PEC segue i seguenti passi:

Il mittente predispone il messaggio PEC e lo sottopone al gestore mittente. Il gestore mittente riconoscerà il mittente solo dopo la sua autenticazione, ad esempio attraverso l’inserimento di user name e password.
Il gestore mittente verifica la correttezza formale del messaggio PEC e, in caso positivo, restituisce al mittente la ricevuta di accettazione come riconoscimento dell’avvenuto invio del messaggio.
Il gestore mittente invia il messaggio al gestore destinatario inserendolo in una busta di trasporto firmata per permettere al gestore destinatario di verificarne l’inalterabilità durante il trasporto.
Il gestore destinatario, una volta ricevuto il messaggio PEC, consegnerà al gestore mittente una ricevuta di presa in carico che attesta il passaggio di consegne tra i due gestori. Il gestore destinatario verifica in fase di ricezione la correttezza del messaggio e si accerta che non siano presenti virus informatici.
Nel caso il messaggio superi i suddetti controlli, viene consegnato alla casella di posta del destinatario che può quindi leggerne il contenuto.
E’ importante sottolineare che la posta elettronica certificata offre la garanzia della consegna del messaggio e non della sua lettura da parte del destinatario. In altre parole nulla è detto sul fatto che il destinatario abbia letto o meno il messaggio PEC, ma si hanno garanzie sull’avvenuto recapito.

Riassumendo quindi nel circuito PEC vengono rilasciate tre ricevute ai fini della certificazione del messaggio di posta elettronica certificata:
Di accettazione, che attesta l'avvenuto invio della mail dal gestore di posta elettronica certificata del mittente.
Di presa in carico, che attesta il passaggio di responsabilità tra due distinti gestori di posta certificata, mittente e destinatario. Questa ricevuta viene scambiata tra i due gestori e non viene percepita dagli utilizzatori del servizio.
Di avvenuta consegna, che attesta che il messaggio è giunto a buon fine e che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella (anche se non ha ancora visto il messaggio).

In caso di situazione negativa esistono inoltre tre tipi di avvisi rilasciati dal sistema PEC:
Di non accettazione (per virus o utilizzo di un mittente falso o utilizzo di destinatari in copia nascosta, vietati dalla PEC, o altri problemi).
Di mancata consegna, che sarà inviata al mittente entro 24 ore.
Di rilevazione di virus informatici.

Si aggiunge che i messaggi in ingresso al sistema PEC possono essere “imbustati” dal gestore in due differenti tipologie di buste:
Di trasporto, se il messaggio proviene da una casella di PEC e supera tutti i controlli di esistenza, provenienza e validità della firma
Di anomalia, se il messaggio proviene da una casella email non-PEC oppure è malformato

Si aggiunge che i gestori e i domini da loro gestiti, in virtù del quadro normativo di riferimento di seguito descritto, sono tutti censiti all'interno di una apposita struttura. Pertanto viene istituito un sistema di fiducia fondamentale per offrire all'utente tutte le garanzie di sicurezza caratteristiche di questo servizio.

Per avere un'idea del volume di traffico, i numeri ufficiali relativi al primo bimestre dell'anno 2009 parlano di circa 300.000 caselle e di 30 milioni di messaggi.

LOG MESSAGGI ED OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE
Ogni gestore PEC deve conservare per trenta mesi i log dei messaggi renderli disponibili su richiesta del titolare della casella PEC. Questa direttiva, è stata prevista in sede di redazione e approvazione del DPR 68, 11 febbraio 2005. Nei log sono contenuti tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi nell'ambito del circuito PEC.

E' importante evidenziare che log dei messaggi non significa contenuto dei messaggi stessi, ma solo traccia dell'avvenuta transazione.

Secondo quanto previsto nelle regole tecniche allegate al DM 2 novembre 2005 i campi dovranno contenere almeno informazioni circa:

Message-ID, codice identificativo del messaggio originale
data dell'evento
ora dell'evento
mittente
destinatario
oggetto del messaggio
tipo di evento (ad esempio ricevuta di accettazione o avvenuta consegna)
Message-ID dei messaggi correlati
gestore mittente

LE LEGISLAZIONE ITALIANA
Il quadro normativo di riferimento relativo alla Posta Elettronica Certificata è il seguente:

Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.” (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265) Circolare CNIPA CR/49 24 novembre 2005, “Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione all’elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata” (G.U. 5 dicembre 2005, n. 283) Circolare 7 dicembre 2006, n. 51, “Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell'elenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC), di cui all'articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3».” Legge 28 Gennaio 2009, n. 2 (G.U. 28 Gennaio 2009, n. 22, supplemento ordinario 14/L) Legge 28 gennaio 2009 n. 2

Tra i contenuti della legge 2/2009 vengono indicate direttive che riguardano:
le imprese costituite in forma societaria, che devono indicare nella domanda di iscrizione al registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Per quelle già esistenti, la medesima comunicazione deve avvenire entro tre anni. I professionisti iscritti in albi, che devono comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica come previsto al punto precedente entro un anno. È poi cura degli ordini la pubblicazione in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. Le amministrazioni pubbliche, che qualora non avessero già provveduto alla comunicazione di una casella PEC secondo quanto previsto dal Codice dell'amministrazione digitale, dovranno istituire una casella di posta certificata o analogo indirizzo di posta elettronica come previsto al punto precedente per ciascun registro di protocollo.

Ulteriori direttive importanti riguardano le comunicazioni tra i soggetti poc'anzi descritti. In particolare si legge che queste ultime «possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo».

Infine, vengono citati anche i cittadini, che a mediante opportuna richiesta potranno ottenere una casella di PEC «con effetto equivalente alla notificazione per mezzo della posta. Le comunicazioni che transitano per la predetta casella di posta elettronica certificata sono senza oneri». Tuttavia le modalità di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata saranno note entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge.